2008/06/19

「Remember The Milkで快適GTD」を自分用にカスタマイズ

Remember The Milk のオフィシャルブログで「Remember The Milkで快適GTD (ゲストポスト)」を読んで、非常にインスパイアされたのですぐに実行してみたのですが、僕にはちょっと難しすぎました。
なのでもう少し自分なりに使いやすいように変更してみました。

自分ルール (記事の内容を踏襲した上で、以下のルールを適用)
  • 基本的にロケーション設定はしない。
  • 場所を表すときにはタグで。
  • プロジェクトごとにリストを作成しない。
  • 「状態」を表すタグを作成する。
  • 「作業内容」を表すタグを作成する。
状態を表すタグ
必ずいずれかのタグが付いていることが望ましいと思います。そして、すぐに取りかかれる、または既に作業中のタスクは +action で表すこととします。プレフィックスはプラスマーク。
  • +action (作業中・要作業)
  • +waiting (待ち状態)
  • +someday (いつかやる)
場所を表すタグ
そのタスクをどこで消化するのか、ということを表します。学生だったら @school などがあってもいいと思います。プレフィックスはアットマークです。
  • @office (オフィスで)
  • @home (家で)
  • @cafe (喫茶店などで)
  • @train (電車で移動中に)
作業内容を表すタグ
タスクの内容でグルーピングできたらいいな、と思って作りました。まとめて実施できる作業を見つけやすくするためです。買い物に出るとき、 errand で探すとすぐに見つけられるとか、そんな使い方が出来ると思います。
  • errand (買う)
  • call (電話する)
  • mail (メールする)
  • doc (資料をつくる)
  • read (資料・本を読む)
  • search (調べる)
  • web (ニュースを読むとかブログを読むとかダウンロードするとか)
プロジェクトを表すタグ
記事ではプロジェクトごとにリストを作成していましたが、リストが増えるのがイヤだったので (管理が煩雑になりそう)、タグで表すことにしました。プレフィックスはアンダースコアです (RTM で他に使える記号がなかったため仕方なく…)。
  • _xxx
  • _yyyyy
  • _zzzz
※ 実際には自分のプロジェクト名などを簡潔に表す文字を入れて下さい。

作成するスタティックリスト
記事だと小さなプロジェクト単位に作成するように書かれていましたが、ここが多くなると割り振るのが面倒だと感じたので、かなり大まかに分けられるよう次の 4 つにしました。
  • 仕事
  • 個人
  • 勉強
  • 起業
※ 基本的には「仕事」と「個人」だけでいいと思います。

作成するスマートリスト
そして、重要なタスクや直近のタスクなどをすぐに探せるように次のようなスマートリストを作成しました。これくらいが基本で、もっといろいろなパターンを作ってもいいと思います。
  • PJ:XXX
    クエリ [tag:_xxx]
  • PJ:YYYYY
    クエリ [tag:_yyyyy]
  • PJ:ZZZZ
    クエリ [tag:_zzzz]
  • S:1週以内重要タスク
    クエリ [dueWithin:"1 week of today" and (priority:1 or priority:2)]
  • S:2週以内タスク
    クエリ [dueWithin:"2 week of today"]
  • 作業中の仕事
    クエリ [list:仕事 and tag:+action]
  • 最近作業完了の仕事
    クエリ [list:仕事 and status:completed and completedWithin:"3 days of today"]
RememberTheMilkで快適GTD自分用
こんな感じになりました (仕事関係のタスクばっかりだったので一応モザイク)。

で、やっぱり基本は Inbox Zero ですね。
タスクを追加するときは RTM のブックマークレットだったり、Gmail (Firefox アドオン) からだったり、ケータイのメールからだったりするわけですが、一度 Inbox (受信箱) で整理してから適切なリストに割り振るようにしています。

この辺の記事を参考にさせてもらいました。
※ 改変
最近作業完了のクエリを次のように直しました。
変更前: list:仕事 and status:completed and completedAfter:"the day before yesterday"
変更後: list:仕事 and status:completed and completedWithin:"3 days of today"
completedAfter には日付を指定しないといけないみたいです。

1 件のコメント:

dannielo さんのコメント...

For implementing GTD you might try out this web-based application:

http://www.gtdagenda.com

You can use it to manage your goals, projects and tasks, set next actions and contexts, use checklists, schedules and a calendar.
A mobile version is available too.

As with the last update, now you can add or invite Contacts, and share your Projects and Contexts with them.

Hope you like it.